Concepto de Administración
La administración puede definirse de diversas formas al
igual que sucede con otras áreas del conocimiento, pero es posible ofrecer una
sola definición para efectos didácticos que incluya sus aspectos más
importantes a través del análisis de las principales características que se han
dado y expresado por diversos tratadistas.
La administración puede ser entendida como la disciplina que se encarga del
manejo científico de los recursos y de la dirección del trabajo humano,
enfocado a la satisfacción de un interés
Etimología de Administración
La palabra "Administración", se forma del
prefijo "ad", hacia, y de "ministratio". Esta última
palabra viene a su vez de "minister", vocablo compuesto de
"minus", comparativo de inferioridad, y del sufijo "ter",
que sirve como término de comparación.
Si pues "magister" (magistrado), indica una función de
preeminencia o autoridad
-el que ordena o dirige a otros en una función-, "minister" expresa
precisamente lo contrario: subordinación u obediencia; el que realiza una
función bajo el mando de otro; el que presta un servicio
a otro.
La etimología nos da pues de la Administración, la idea de que ésta se refiere
a una función que se desarrolla bajo el mando de otro; de un servicio que se
presta. Servicio y subordinación, son pues los elementos principales obtenidos.
La administración por aéreas de la empresa
Áreas Funcionales de la Empresa
Generalmente una empresa consta de al menos 5 aéreas
funcionales básicas de trabajo.
Área de Dirección General de la empresa
Área de Administración
Área de Mercadeo y Ventas
Área de Producción
Área Contable y Financiera.
Área de Dirección General de la Empresa:
Esta consiste en la cabeza de la empresa. En las pequeñas
empresas es el propietario.
Es quien sabe hacia dónde va la empresa y establece los
objetivos de la misma, se basa en su plan de
negocios, sus metas personales y sus conocimientos por lo que toma las
decisiones en situaciones críticas. Muchas veces es el representante de la
empresa y quien lleva las finanzas de la misma. Además debe mantener unidad en
el equipo de trabajo y un ambiente de cordialidad y respeto en la empresa para
motivar a los trabajadores de la misma.
Muchas empresas exitosas se deben a una excelente
relación entre el equipo de trabajo y una comunicación constante, respetuosa y
honesta entre los miembros que conforman la empresa. Recuerde que muchas veces,
las personas pasan más tiempo de su vida en la empresa donde trabajan que en
sus propios hogares. Un trabajador que se identifica y se siente orgulloso de
trabajar en un lugar, transmitirá ese orgullo hacia los clientes.
Área de Administración y Operaciones:
Esta área toma en cuenta todo lo relacionado con el
funcionamiento de la empresa. Es la operación del negocio en su sentido más
general. Desde la contratación del personal hasta la compra de insumos, el pago
del personal, la firma de los cheques, verificar que el personal cumpla con su
horario, la limpieza del local, el pago a los proveedores, el control de los
inventarios de insumos y de producción, la gestión del negocio son parte de
esta área. Por lo general, es el emprendedor o propietario quien se encargará
de esta área en su fase inicial.
Mas adelante puede contratar un administrador para que lleve la operación del
negocio sin que usted, como propietario esté presente todo el tiempo.
Área Contable y Financiera
Toda empresa debe llevar un sistema contable en el que se
detallen los ingresos y egresos monetarios en el tiempo. Además, se debe
declarar y cancelar periódicamente, ante la Superintendencia de Administración
Tributaria –SAT - los impuestos según los resultados de los libros contables
que la empresa lleva. La emisión de facturas, las proyecciones de ingresos por
ventas y los costos asociados con el desarrollo del negocio son tomados en
cuenta en esta área. La empresa puede escoger ser una empresa individual o comerciante
individual,
por lo que el mismo propietario puede llevar los registros contables o bien
contratar a una persona dedicada a esta disciplina: Un contador o contadora.
Algunas firmas de asesoría contable ofrecen estos servicios, aunque en
Área de Mercadeo y Ventas:
En esta área se detallarán las funciones, capacidades y
cualidades de quien será el responsable y el personal involucrado en la
estrategia de mercadeo del negocio, es decir, la publicidad, el diseño del
empaque y la marca del producto o servicio, la distribución del mismo y el
punto de venta, la promoción y la labor de ventas. Aquí se podrá incluir a la
persona que atenderá en el mostrador a las personas o bien quien se dedique a
vender el producto de puerta en puerta si esa es la forma de venta establecida
en el negocio.
Área de Producción.
En una fábrica que produce velas aromáticas, se estipulan
los operarios y trabajadores que manufacturan las velas, quienes las empacan,
etc. En un restaurante, la persona que cocinará y las personas que atenderán
las mesas están dentro de esta área aunque pueden ser puestas en el área de
operación, es más apropiado el área de producción pues en este caso se está
produciendo un servicio al cliente: su alimentación. En una venta de artículos
de consumo, por no ser producción, los encargados del despacho pueden ir bajo
el área de
administración y operaciones.
Esquema organizativo de las áreas funcionales básicas de una empresa
Desarrollo Histórico de la Administración
En toda su larga historia, hasta el inicio del sigloXX,
la administración se desarrollo con una lentitud impresionante. Solamente a
partir de este siglo pasó por fases de desarrollo de notable pujanza e
innovación. Mientras en los días de hoy la sociedad de la mayoría de los países
desarrollados en una sociedad pluralista de organizaciones, donde la mayor
parte de las obligaciones focales como la producción, la prestación de un
servicio especializado de educación o de atención hospitalaria, la garantía de
la defensa nacional o de la preservación del medio ambiente, es confiada a
organizaciones como industrias, Universidades y Escuelas, Hospitales,
Ejércitos, Organizaciones de servicios públicos, que son administrados por
grupos directivos propios para poder ser más eficientes. En el final del siglo
pasado la sociedad era completamente diferente. Hace 80 años, las
organizaciones eran pocas y pequeñas: predominaban los pequeños talleres, los
artesanos independientes, las pequeñas escuelas, los profesionales
independientes; como los médicos y los abogados que trabajaban por cuenta
propia, el labrador, el almacenista de la esquina, etc. A pesar de haber
siempre existido el trabajo en la historia de la humanidad, la historia de las
organizaciones y de su administración tuvo su inicio hace muy poco tiempo en
relación a otras ciencias.
Conglomerados Triviales. Los primeros pobladores de la
tierra se reunieron en grupos, comúnmente formados por parientes, o
descendientes de un mismo tronco. Buscaban comunidad y facilidad para resolver
sus incipientes necesidades.
Necesidades Alimenticias Elementales. El
"arrastre" o sea el procedimiento que utilizaban para cazar en la
edad de los glaciales, indica un proceso administrativo que se manifiesta desde
el momento en que se emplea un esfuerzo común coordinado, los mamuts eran
acorralados y arrojados desde un abismo, con el objeto de destazarlos y
comérselos.
Agricultura Sedentaria. La magnitud de los pueblos, la
dificultad de la caza y la necesidad de encontrar alimentos mejores dieron el nacimiento
al concepto agrícola y el cultivo cíclico.
Necesidades de Vestido y Techo Elementales. Los pueblos
antiguos multiplican su complejidad, con lo que surgen necesidades primarias,
ropa para protegerse de las inclemencias del tiempo, así como las primeras
moradas distintas a las cuevas.
Interpelación de los grupos humanos. El proceso
administrativo se inicia con el hombre inteligente, variando su intensidad de
acuerdo con la etapa de la civilización, y sobre todo en función de los
elementos disponibles. No solo se encuentran vestigios del proceso
administrativo en Egipto, China, Grecia, Roma y demás pueblos de la antigüedad
sino también en las comunidades indígenas de América.
Vestigios en América. Particularmente en México,
encontramos vestigios del proceso administrativo entre las diferentes corrientes
indígenas, sobresaliendo las acertadas direcciones de Tlacaelel y de
Netzahualcoyolt, quienes con orden y prácticas adecuadas condujeron a sus
pueblos.
Establecimiento de feudos y consolidación de la nobleza.
Confucio, el sabio chino, lego reglas del proceso administrativo para ser
aplicadas en la administración pública: "Los administradores públicos
deben de ser de conducta ejemplar, y se escogerán honestamente, sin egoísmo, a
las personas capaces".
Creación de los Ejércitos para Defender y Conquistar. La
hostilidad, producto de la envidia o de la codicia, requirió de la preparación
de grupos armados que pudieran ayudar a proteger la riqueza tribal, o
acrecentarla, en caso de anexar otros pueblos. Surgen los ejércitos y sus jerarquías.
Fortalecimiento de las Religiones y Surgimiento del
Sacerdocio. La necesidad de la deidad y la búsqueda del trascendente da origen
a las creencias, y hace surgir al cuerpo sacerdotal, que adquiere poder
paralelo al del ejercito y al de los jefes tribales.
Esfuerzos de Conquista o Formación de Alianzas. La
defensa de las fronteras naturales y la ambición desbordan los limites de los
pueblos; así mismo, se generan anexiones, o acuerdos, para sumar fuerzas y
permitir núcleos mejor organizados.
Requerimientos Migratorios por Saturación. Las presiones
de población en los espacios limitados provocan expediciones a nuevas tierras.
También la intolerancia obliga a las migraciones, en busca de nuevos horizontes
y mejores sistemas de vida.
Tecnificaron de la Producción de Alimentos. La
identificación de los problemas agrícolas, permitió planeación, diseño de
sistemas, uso de herramientas y maquinaria, que han asegurado los rendimientos
del campo.
Transición de la fuerza Animal a la Mecánica. La dependencia
de la fuerza bruta humana, o de las bestias, se ve liberada con el advenimiento
de implementos mecánicos, que ayudan y hacen posible garantizar la preparación
del campo, su siembre, fumigación, cosecha y, en general, aprovechamiento
directos e indirectos, todo esto propicia el éxodo del campo, y a que en los
países industrializados, menos del 5% labore en estos menesteres.
Desarrollo de la Investigación Genética. Los estudios del
origen biológico y la evolución de las especies vegetales y animales, han
permitido semillas y especímenes mejorados, no solo en sus condiciones
intrínsecas, sino en su respuesta a su medio ambiente y a su supervivencia.
Producción en Gran Escala de Productos Alimenticios. EL
proceso administrativo, aplicado a la etapa agrícola ha hecho posible que los
países avanzados produzcan cantidades y variedad de alimentos vegetales y
animales en exceso a sus requerimientos. Se ha roto con el esquema de
autoconsumo, que en casos como el de México, representa un porcentaje
sustancial del esfuerzo en este sector económico (muchos campesinos, mínima
organización y rendimientos magros).
Disponibilidad de los Productos alimenticios. El proceso
administrativo ha permitido no solo producir los alimentos. Si no lograr su
preservación, congelación y transportación.
Industrialización de los Productos Alimenticios. El
proceso administrativo utilizado en las agras empresas, garantiza la
transformación de los productos del campo.
ENFOQUE CLASICO DE LA ADMINISTRACION
En el despuntar del siglo XX, dos ingenieros
desarrollaron los primeros trabajos pioneros respecto a la administración.
Uno era americano, Frederick Winlow Taylor, y
desarrolló la llamada escuela de administración
científica, preocupada por aumentar la eficiencia
de la industria
a través, inicialmente, de la racionalización del trabajo operario. El otro era
europeo, Henri Fayol,
y desarrolló la llamada teoría clásica preocupada por aumentar la eficiencia de
su empresa
a través de su organización y de la aplicación de principios generales de la
administración con bases científicas. A pesar de que ellos no se hayan
comunicado entre sí y haya partidos de puntos de vista diferentes y aun
opuestos, lo cierto es que sus ideas constituyen las bases del llamado enfoque
clásico tradicional de la administración, cuyos postulados dominaron
aproximadamente las cuatro primeras décadas de este siglo el panorama
administrativo de las organizaciones.
Así de un modo general, el enfoque clásico de la administración
puede desdoblarse en dos orientaciones bastante diferentes y hasta cierto punto
opuesto entre sí, pero que se complementan con relativa coherencia:
1.- De un lado, la escuela
de la administración científica, desarrollada en los Estados Unidos,
a partir de los trabajos de Taylor. Esa escuela era formada principalmente por
ingenieros, como Frederick Winslow (1856-1915), Henry Lawrence Gantt
(1.861-1931), Frank Bunker Gilbreth (1868-1924), Harrington Emerson (1853-1931)
y otros Henry Ford (1863-1947), suele ser incluido entre ellos, por haber
aplicado sus principios. La preocupación básica era aumentar la productividad
de la empresa
mediante el aumento de la eficiencia en el nivel operacional, esto es, en el
nivel de los operarios. De allí el énfasis en el análisis
y en la división del trabajo operario, toda vez que las tareas del cargo y el
ocupante constituyen la unidad fundamental de la organización. En este sentido,
el enfoque de la administración científica es un enfoque de abajo hacia arriba
(del operario hacia el supervisor y gerente)
y de las partes (operarios y sus cargos) para el todo (organización
empresarial). Predominaba la atención
en el
trabajo, en los movimientos necesarios para la ejecución de una tarea, en
el tiempo-patrón
determinado para su ejecución: ese cuidado analítico y detallado permitía la
especialización del operario y la reagrupación de los movimientos, operaciones,
tareas, cargos, etc., que constituyen la llamada "organización racional
del trabajo" (ORT). Fue además de esto, una corriente de ideas
desarrollada por ingenieros, que buscaban elaborar una verdadera ingeniería
industrial dentro de una concepción eminentemente pragmática. El énfasis en las
tareas es la principal característica de la administración científica.
2.-De otro lado, la corriente de los anatomistas y
fisiologistas de la organización, desarrollada en Francia,
con los trabajos pioneros de Fayol. Esa escuela estaba formada principalmente
por ejecutivos de las empresas de
la época. Entre ellos Henri Fayol (1841-1925), James D. Mooney, Lyndall F.
Urwick (n.1891), Luther Gulick y otros. Esta es la corriente llamada Teoría
Clásica. La preocupación básica era aumentar la eficiencia de la empresa a
través de la forma y disposición de los órganos componentes de la organización
(departamentos) y de sus interrelaciones estructurales. De allí el énfasis en
la anatomía (estructura)
y en la fisiología
(funcionamiento) de la organización. En este sentido, el enfoque de la
corriente anatómica y fisiologista es un enfoque inverso al de la
administración científica: de arriba hacia abajo (de la dirección
hacia la ejecución) del todo (organización) hacia sus partes componentes (departamentos).
Predominaba la atención en la estructura organizacional, con los elementos de
la administración, con los principios generales de la administración, con la departamentalización.
Ese cuidado con la síntesis y
con la visión global permitía una manera mejor de subdividir la empresa bajo la
centralización
de un jefe principal. Fue una corriente eminentemente teórica y
"administrativamente orientada". El énfasis en la estructura es su
principal característica.
ORIGENES DEL ENFOQUE CLASICO
Los orígenes del enfoque clásico de la administración
remontan las consecuencias generadas por la revolución
industrial. Podrían resumirse en dos hechos genéricos:
1. El crecimiento acelerado y desorganizado de las
empresas, que ocasionó una complejidad creciente en su administración exigió un
enfoque científico purificado que sustituyese el empirismo
y la improvisación hasta entonces dominante. Con la empresa de dimensiones más
amplias surgen las condiciones iniciales de planeamiento
a largo plazo de la producción,
reduciendo la imnestabilidad y la improvisación.
2. La necesidad de aumentar la eficiencia y la competencia
de las organizaciones en el sentido de obtener el mejor rendimiento posibles de
sus recursos
y hacer frente a la competencia que se incrementaba entre las empresas. Surge
el sentido de la división del trabajo entre quienes piensan y quienes ejecutan.
Los primeros fijan patrones de producción, describen los cargos, fijan
funciones, estudian métodos de
administración y normas de
trabajo, creando las condiciones económicas y técnicas para
el surgimiento del taylorismo en los Estados Unidos y fayolismo en Europa.
El panorama industrial en el inicio de este siglo tenía
todas las características y elementos para poder
inspirar una ciencia
de la administración: una variedad inmensa de empresas, con tamaños altamente diferenciados,
problemas
de bajo rendimiento de la maquinaria utilizada, desperdicio, insatisfacción
generalizada entre los operarios, competencia intensa pero con tendencias poco
definidas, elevado volumen de
pérdidas cuando las decisiones eran mal tomadas, etc. Inicialmente los autores
clásicos pretendieron desarrollar una ciencia de la administración cuyos
principios en sustitución a las leyes
científicas, pudiesen ser aplicados para resolver los problemas de la
organización.
